مدیریت زمان، یعنی زمان خود را به‌طور مؤثر به فعالیت‌های مناسب اختصاص دهیم. مدیریت مؤثر زمان، به افراد اجازه می‌دهد تا بر اساس اولویت‌های خود، فاصله‌های زمانی خاصی را به فعالیت‌های خاصی اختصاص دهند. به‌عبارت دیگر، اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم یعنی اینکه از وقت خود، به بهترین شکل استفاده کنیم، زیرا وقت همیشه محدود است.
در مدیریت زمان مشخص می‌کنید که کدام فعالیت مهم‌تر است و چه مدت زمانی را باید به آن اختصاص دهید، کدام کار را باید زودتر انجام دهید و کدام کار را بعدا نیز می‌توانید انجام دهید مدیریت زمان نه تنها در سازمان‌ها، بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش مهمی را ایفا می‌کند.
۱. برنامه‌ریزی مؤثر
از قبل، برای مدیریت زمان اثربخش روزتان را به‌خوبی برنامه ریزی کنید. برنامه کاری خود یا لیستی از کارهایتان را تهیه کنید. فعالیت‌های مهمی را که باید در یک روز واحد انجام دهید، همراه با زمان موردنیاز برای هرکدام مشخص کنید؛ کارهایی را که در اولویت هستند، باید زودتر انجام دهید و به کارهایی که در لحظه اهمیت زیادی ندارند، می‌توانید بعدا بپردازید. وظایف و کارهای بلاتکلیف را یک‌به‌یک کامل کنید. تا زمانی که وظیفه قبلی‌تان را انجام نداده‌اید، کار تازه‌ای را شروع نکنید و مواردی را که قبلا تکمیل کرده‌اید، تیک بزنید. از انجام کارهایتان در زمان مقرر مطمئن شوید.
۲. تعیین اهداف
سازمان بی‌هدف، مثل کشتی گمشده‌ای در اقیانوس پهناور است. باید اهدافتان را تعیین کنید و مطمئن شوید که آن‌ها واقعی و دست‌یافتنی هستند.
۳. تعیین مهلت یا ضرب‌الاجل
برای خود مهلتی را در نظر بگیرید و تلاش کنید تا قبل از اتمام مهلت مشخص، کارتان را به پایان برسانید. منتظر نمانید که کارفرما یا مدیرتان، پیوسته از شما روند کاریتان را بپرسد و ضرب‌الاجلی را برایتان تعیین کند.
یاد بگیرید که مالکیت کارتان را به دست بگیرید. شما بهترین شخصی هستید که می‌توانید برای کارتان ضرب‌الاجل تعیین کنید. از خودتان بپرسید که انجام‌دادن فلان کار، چقدر زمان می‌برد؛ همچنین می‌توانید از یک برنامه‌ریز برای تعیین ضرب‌الاجل‌های مهم بهره‌مند شوید.
۴. تفویض مسئولیت‌ها
«نه» گفتن را بیاموزید. همه کارها را به‌تنهایی انجام ندهید؛ افراد دیگری نیز وجود دارند. نباید وقتی که می‌دانید کاری را نمی‌توانید انجام دهید، آن را قبول کنید. وظایف و مسئولیت‌ها، باید مطابق با علاقه و تخصص کارمندان تعیین شوند تا بتوانند آن‌ها را در مهلت‌های مقرر انجام دهند.در صورتی که ضرب‌الاجلی را برای افراد مشخص می‌کنید، به خاطر داشته باشید که آن کسانی که دانش و تخصص لازم را ندارند، ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشند.
۵. اولویت‌بندی کارها
برای مدیریت زمان با توجه به اهمیت و ضرورت وظایف، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. تفاوت بین کارهای فوری و مهم را بدانید. مشخص کنید که چه کارهایی را باید طی یک روز انجام دهید و چه کارهایی را می‌توانید طی یک ماه یا حتی بیشتر نیز انجام دهید.
۶. صرف زمان مناسب برای فعالیت درست
عادت به «انجام کار درست، در زمان مناسب» را توسعه دهید. کارهایی که در زمان اشتباه انجام می‌شوند، کاربرد چندانی ندارند. یک روز کامل خود را تلف نکنید برای کاری که می‌تواند طی یک یا چند ساعت انجام شود؛ همچنین برای تماس‌های شخصی یا بررسی به‌روزرسانی‌ها در شبکه‌های اجتماعی، مدت زمانی جداگانه‌ای را تعیین کنید.
روزانه چقدر زمان هدر می‌دهیم؟
همه ما شاید بارها این جمله را شنیده باشیم که «وقت طلاست!». اما زمانی که پای آمار و ارقام به میان آید، وضع فرق می‌کند. اعداد همیشه توجه ما را بیشتر به خود جلب کرده و اهمیت یک موضوع را بیش از پیش نمایان می‌سازد. به همین خاطر در این مطلب قصد داریم روشی ساده برای محاسبه میزان وقت و هزینه از دست رفته در طول یک روزِ کاری را مورد بررسی قرار دهیم. در طول روز عوامل مختلفی می‌توانند نظم ذهنی ما را بر هم بزنند و حواس ما را پرت کنند. اگر به طور میانگین میزان حواس‌پرتی خود را تخمین بزنیم و در عدد ۲۵ ضرب کنیم شاید خیلی ساده میزان وقت و هزینه از دست رفته را حساب کنیم.
طبق تحقیقات گلوریا مارک (Gloria Mark) در دانشگاه کالیفرنیا معمولا به طور میانگین به ازای هر وقفه، بین ۲۳ الی ۲۵ (به طور دقیق ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه) دقیقه طول می کشد تا ذهن آماده برگشت به شرایط عادی برای کار شود. بسیاری از مطالعات نیز این نتایج را تایید کرده‌اند.حواس پرتی در محیط کار تنها باعث از دست رفتن زمان نمی‌شود، بلکه نظم ذهنی و آرامش آن را نیز برای مدتی بر هم می‌زند. به عبارت دیگر چک کردن حساب کاربری شبکه‌های اجتماعی به مدت ۳۰ ثانیه، نه تنها به همین اندازه ذهن را درگیر نمی‌کند، بلکه حدود ۲۵ دقیقه طول می‌کشد تا ذهن آماده کار قبلی شود.
این موارد نه تنها باعث کاهش بهره وری می شوند، بلکه تاثیرات منفی نیز بر احساسات افراد دارند. یکی از تحقیقات انجام شده توسط مارک (Mark) نشان می‌دهد که از دست رفتن تمرکز باعث افزایش استرس، بدشدن خلق‌وخو و نیز کاهش بهره‌وری میشود. با مشاهده فعالیت‌های مربوط به کارکنان به مدت سه‌ونیم روز که در شرکت‌های مالی کار می‌کردند، تحقیقات مارک این ادعا را ثابت کرده است. همچنین آن‌ها به این نتیجه رسیدند که منشا نیمی از وققه‌های ایجاد شده، خود افراد هستند. به عنوان مثال، باز کردن نوار مربوط به صفحه فیسبوک و چک کردن آن، از خود افراد ناشی میشود. به گفته مارک «افراد مجبور به تغییر منابع شناختی یا جلب توجه به موضوعات مختلف می‌شوند». به عنوان نمونه وقتی توجه خود را به کار دیگری معطوف می‌کنیم، مدت زمانی طول می‌کشد تا به کار قبلی برگردیم و آن چه که انجام داده بودیم را به خاطر بیاوریم.
ما استثنا نیستیم!
شاید فکر کنیم که ما در این مورد استثنا باشیم، اما همه ما با انجام چند کار همزمان دچار حواس پرتی می‌شویم و تمرکز خود را از دست می‌دهیم.
